2010年12月30日

關於簡報,我想說的是…….

在台上簡報的時光大概會是MBA生活中,每個人都有的回憶,從期末報告、商業競賽、到最後的論文口試,你很難有機會去逃避,或是去忽略簡報能力的重要性。一場好的簡報,所需要的東西並不只是基本的口才能力,或是幽默風趣,一場好的簡報所需要更多的是:「良好的邏輯思考、適當的溝通方式、扎實有趣的內容」,很慶幸在中山企研學習的這段時間,我看到了很多很棒的簡報,特以此文歸納整理一些心得,並分享給大家,希望拋磚引玉,得到更多優秀簡報者的回應。


第一步.抓住觀眾的心之前—先抓住他的眼睛

一場簡報的目的,可能有很多種,有可能你要說明一項任務、要推銷一項企畫、要舉辦一場講座,但是無論目的是甚麼,唯一的共通性就是,絕對要確保觀眾能了解內容,並且用心投入。這個目的說起來很容易,但是不知道你是否有以下經驗,當你在台上簡報時,講得口沫橫飛,渾然忘我時,卻發現台下觀眾一臉疑惑,或是面無表情;抑或是當你正在講解簡報內最核心、最關鍵的內容時,卻發現不管多努力解說,感覺大家根本無法跟上思考。「是我的錯嗎?我講解得不夠清楚嗎?」你不禁懷疑起自己,於是用更多的時間、更多的話語繼續包裝,卻發現不僅浪費了更多時間,而且觀眾的焦點似乎更渙散了?這個原因是甚麼呢?首先,我們來談談「視覺化思考(Visual Thinking)」這個名詞。


所謂「視覺化思考(Visual Thinking)」,若直白地表達,便是圖像思考的意思,人透過眼睛觀察,產生聯想,進而經由大腦處理資訊的思考方式,至於為何圖像對於人類有如此強的影響或是傳達力呢?這個雖然無法完全解釋,但試想一下,比起一大串(還是必須用聽覺去處理)的文字,圖案當然是能比較直接處理的訊息,相較起來也較容易有印象。所以當準備一場簡報時,若你希望觀眾能加強印象或是記憶深刻的地方,記住,千萬不要想用一段演說來帶過,請切記提供視覺可記憶、可聯想的東西,例如講到行銷手法,用圖案、用例子在PPT上呈現,都比解說來得好,另外,在PPT呈現上,「字不如表、表不如圖」也一定是原則,抓住觀眾的心之前,請先抓住他的眼睛,讓他記憶深刻。

而圖像式的呈現方法,除了讓聽者接收方便外,對於講者有沒有實質幫助呢?有一本書籍,叫做「餐巾紙的背後」(Dan Roam著、韓文正譯 2008,遠流出版),這本書的內容摘要如下:




連結中很清楚描述了,視覺化的思考不僅僅是能方便傳達,更可以使講者更清楚自己報告的內容、邏輯連貫,而且講者在報告時使用圖像聯想時,能有效減少忘記講稿或是產生遺漏的現象,所以抓住觀眾的眼睛,並不需要多震撼的效果或是多華麗的美術編輯,清楚、好聯想、好記憶的圖表,才是抓住觀眾心理的關鍵



第二步.讓我說個故事給你聽吧!


人真的是一個很奇怪的生物,你回想一下,小時候若媽媽叮嚀你:「千萬不要碰瓦斯爐」,你可能會頑皮不聽,或是壓根忘了這件事情,但是若是媽媽跟你說:「隔壁家的某某因為偷玩瓦斯爐所以燒傷了,現在還躺在醫院裡,所以你千萬不能碰瓦斯爐喔……」這樣的話,你可能不僅會記得,而且搞不好會害怕。比起道理來說,故事似乎更能深入人心,就連聖經如此經典的傳道書,翻開細看,裡面也大部分是一個又一個的故事。




故事的特點有甚麼呢?故事有情節,也就是首尾的連貫性,並且有結局,也就是結論,更重要的是,故事能使我們具體去想像一項事物、或是一段正在發生的事情,這也就是故事能深入人心的主要原因。


而一場好的簡報,除了重點明確、引人注目外,能報告得有如一場故事一樣,首尾連貫、能引發聽者思考、具體化聽者思考,將會使聽者感覺更好,也更容易投入簡報過程中,至於具體的作法為何?我大概提出我所看到的幾種作法:

1.      使用流程圖:在稍長或是邏輯上較複雜、較需要前後對照的報告中,使用流程圖或是在每個小段中間做個小結,讓觀眾在處理資訊時能做個緩衝,並且接上簡報內容。

2.      舉例或是利用事件說明蒐集跟簡報內容相關的新聞、例子或是小故事,在講解抽象概念或是理論時,輔以說明,便可使觀眾產生具體化想像,加深了解。

3.      構面應用將一大段內容或是報告,利用構面切割,例如:事前-事中-事後、人事時地物等,都可以用來分析事物,使用構面的好處不只在於能清楚講解事情,更能引導觀眾按照你所想的方向去思考;構面並不是想像中如此生硬的報告方式,妥善利用構面,觀眾將更輕易地能投入簡報中。


第三步.台上十分鐘,台下十年功



有時候常常會發生這種有趣的現象,明明是同樣的內容、同樣的PPT`、甚至是一樣的講稿,為什麼有的人就能將現場氣氛弄得熱鬧有趣,而有的人就會讓報告現場瞬間結冰?我們最常將這種問題歸咎於「表達能力不好」,卻不太會檢討自己是不是不夠努力去準備簡報,在這邊同樣地列出幾個小技巧,可以使我們在簡報時更受到觀眾的重視。



首先,「直視觀眾的眼睛」是很基本的,利用眼神的交流,使觀眾感覺你是有在注意台下的,藉此增加互動性,加深觀眾被重視的感覺,另外更重要的是,比起低頭或迴避眼神來說,眼神交流能傳達出一種自信的感覺,並能有效阻止台下觀眾分心(有被注視的感覺,會比較不敢做其他事情或是睡覺)


再來,「語調的變化與肢體的應用」也是非常實用且好練習的,在重點的地方加強語調或是手勢,甚至是恰當的肢體動作,都能加強報告的力道,並且引起現場的注意,這一點就非常仰賴簡報的事前準備,手該怎麼舉、語氣要怎麼變化?節奏該怎麼控制?很多人誤以為自己的簡報不吸引人,一定是因為自己的口語表達能力不夠好,卻不知道自己往往是疏於準備,根本沒有去思考過觀眾是怎麼看待這場簡報、或是要帶給觀眾怎麼樣的感受?簡報的場地、調性、聽眾的類型……等等,都是一個簡報者必須事前了解並且依此做出準備的。



最後,「與觀眾的互動」,適當地丟問題讓台下觀眾回答、利用一些有趣的小遊戲、小獎品做出互動,視場合與簡報的類型作出安排,藉由互動的方式,一則可以增加觀眾投入,二則可以轉移觀眾的注意力到你希望他們注意的地方,也是相當好用的小技巧。




結語


簡報從開始準備的過程,就是要不斷思考以及練習的,以我個人來說,當我站在台上之前,我會先把自己今天要簡報的內容、節奏、希望帶給觀眾的感受都先反覆想過好幾遍,並且在腦海內回憶幾個重要的圖表,最後是安排好幾個讓觀眾注意的點、肢體動作的表達後,才會站上舞台。簡報可以是一個無聊的過程,也可以是場精采的表演,關於簡報,雖然我還有很多地方需要學習,也絕對稱不上優秀,但是我想說的是,只有經過不斷地觀察、反省、學習,我們才能一步步地向前,成為自己心目中那個理想的簡報者。



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類型:心得分享
2010.12.30 MBAticsMBA100凌岳 撰寫
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