2011年4月11日

在 L’OREAL 實習的日子

首先,能夠進台灣萊雅實習真的是相當的幸運, 對我來說同時也映證了機會是留給保持積極態度的人這句話。
圖片來源

今年萊雅的15個實習生中,大部份是擔任行銷或業務職務,而我是在Finance & Operation 部門裡擔任採購團隊的實習生。就讀研究所中許多學長姊及同學的實習經驗分享大多是與行銷相關,對採購的工作內容不甚了解, 所以剛到採購部門時,真是毫無頭緒可言 。幸好,台灣萊雅對實習生的培訓相當用心,每個實習生有一個直屬主管,在實習的期間獨立負責一個專案,在實習結束後要對直屬主管、該部門的manager以及人資部門進行簡報,報告這段期間的工作成果及收穫。



圖說:以上的照片就是我所謂的廣告素材。如左圖為百貨公司常見的室內雷射海報,中間的為藥妝店會看到的噴墨插條,右圖為室外大型噴墨帆布。


實習內容

台灣萊雅的採購部門是進行非直接成本的集中採購,諸如週年慶滿額贈品、賣場陳列的紙板、百貨公司內外的廣告素材等,各個品牌所需要產品相關物品的合作廠商都是由採購部門經過選商過程所簽約合作,期望靠著集團龐大的需求量以及採購對於產品及市場有深入與充分的了解,能夠用合理的價格取得服務同時具備良好的水準。而我的實習內容是負責未來全公司兩到三年內廣告素材(Advertising materials)的選商,在此大致將實習期間的工作內容分五部分進行簡述 :

1. Product & Market research:產品及市場研究
2. Spending analysis:公司歷年花費
3. Site visit & RFP:廠商工廠參觀及廠商徵求計劃書
4. Vendor evaluation:廠商評估
5. Vendor meeting & interview with user:廠商面談與使用者訪談

第一部分的市場及產品分析包含了解產品、市場、供應商、最新技術等資料,之後分析公司內部的在廣告素材上的花費,了解各部門在廣告素材的需求狀況。第二部份,site visit,是我認為最有趣的部分,能夠實地到廠商的工廠參觀,了解實際生產過程及機具設備, 同時藉此過程將技術方面的疑問釐清。之後根據廠商們所提的RFP以及site visit結果來做廠商評估,使用一些標準來評估廠商。後續與合格廠商開會,了解廠商所能提供的產品及服務,同時間對各部門的使用者進行訪談,了解他們所需要的產品性質及其他要求。最後是根據前面的研究來發展採購的策略,和廠商進行議價,然後選商,不過因為要參與交換學生的學程必須提早離開,所以很可惜沒有參與到選商的最終決策。


實習心得

在這段實習的時間內,有兩個主要的收穫,可以分為能力態度兩方面。

以能力而言是組織能力以及分析能力的進步。首先,組織能力的部份,在公司內部系統可以找到很多的資料,但是如何用一張excel表言簡意賅的將重點傳達給老闆,是在被老闆不斷挑剃,自己動腦筋以及詢問同事的意見及經驗下所達成的。分析能力的部份,我又把它分為三個步驟:資料蒐集資料驗證資料分析,在資料蒐集的部份,和學校的經驗不同的是公司的資料庫的歷史資料不齊全,所以要轉向廠商索取歷史數據,這時候如何和業務交涉也是門學問了。然而資料驗證是在研究所報告中比較少遇到的,由於事前的市場研究與數據分析相當重要,會決定未來兩到三年的成本,所以資料蒐集後還要反覆檢查,確認資料的正確性,還要與廠商所提供的資料做驗證比對,這個部份和以往在研究所就讀期間,可以直接節錄網路或書上的參考資料未經資料驗證步驟的研究方法有很大的差異。另外,有許多關於產品或是產業的資料來源來自廠商,所以多跟幾間廠商互動以及site visit也是相當重要的資料驗證方法。有了正確的資料,才能夠進行下一步驟的資料分析,以這次的專案而言,我找出公司在哪個項目的廣告素材花費最高,那些品牌對特定素材有大量需求等花費形態,此研究結果使公司更能以量制價的節省成本,而非傳統對於採購的刻板印象,套交情及盲目的砍價。

態度

很多學長姊的心得分享都有提到工作的態度要認真、積極,我要說的也是一樣,我認為實踐認真、積極的工作,其中一項是角色扮演,試想像如果自己是老闆,還會想知道哪些相關資訊,交出去的報告看了會滿意嗎?而非傻傻的老闆說一項,我做一項,舉例來說,老闆想知道含有金箔的廣告紙板是否環保,當然不可能只回答是或不是,必須將相關環保資料、法規及檢驗機關名單一併列給她,供她參考。

此外,在實習的期間的Bi-weekly meeting也訓練了我的自信心與不怕挑戰的態度,每兩個禮拜,採購團隊會與CFO一同討論團隊近期面對的議題以及工作進度簡報,很難想像我居然可以跟CFO同桌討論事情,而CFO也將我視為團隊中的一份子,會詢問我工作進度並交付我工作,更會在我報告時提出疑問。後來了解他們不苛求實習生每件事都懂且做的完美,他們更在乎你是否有勇於接受挑戰,並且能夠捍衛自己看法。


職涯發展

在進萊雅實習後,發現採購的工作內容和我有興趣的市場研究、資料分析相符合,與實習生們一同吃飯,也會相互討論工作內容,更能了解不同職務的工作內容及工作需求。此外,與廠商接觸也能了解不同產業的工作環境及生態。總的而言,如果學弟妹對工作已有想法,可以透過實習的方式來驗證是否如同自己的想像;如果目前仍然還沒確定自己的志向,不妨透過實習來摸索自己的志向。


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類型:實習心得
2011.03.20 MBAticsMBA99 楊淑琍 撰寫
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相關文章連結

1.Internship experience in Johnson & Johnson and L’OREAL


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