2011年12月27日

一場免費的夢幻科技之旅:我在聯電HR實習的日子

本文轉錄自 中正企研企報

完善的聯電實習制度  

聯電的實習制度由HR(人力資源部門)招募主辦,在每年三月中,HR招募會向公司內部之各部門主管詢問是否有意願招收實習生,同時部門主管會指派mentor(指導者),擬定好實習計畫,包含實習生的日常工作與專案內容,由人資統整之後,在四月中旬將實習通知曝光在聯電官方網站與104網站。  

今年聯電釋出的名額,除了有半導體業務相關部門(也就是理工科學生為主)、資訊部門,還有人資的教育訓練部。實習制度在南科廠與竹科廠同時進行,整體人數約有三十幾位,其中竹科與南科的人資教育訓練各有一位實習生,我所在的部門,是南科的HR教育訓練

聯電實習制度的完善,可以從幾個地方看出。HR招募在二個月中,各辦一次實習生期中與期末座談會,同時竹科實習生也有機會南下與南科實習生交流互動。在座談會中,實習生們上台報告工作近況,招募HR會詢問各實習生被指導的狀況,必要時會與實習生的主管溝通,同時也關心、協助實習生適應方面的問題。在聯電,如果你覺得mentor的指導方式需要調整,有直屬主管與HR二個反應的管道;也因為實習生多,大家在下班時間常聚在一起抒發工作感想與壓力。實習生的工作在最初就妥善安排,也有一個明確的時間任務表,告訴你甚麼時候應該完成甚麼事;實習生享有與正職人員一樣的福利,包括宿舍、員工餐廳補助(一餐消費只要NT$25)、福利點數、特約商店消費福利等。  


身為科技業與半導體產業的大廠,聯電的人資部門function(意指人資部門內所包含的功能,也可稱課別)非常完整:教育訓練、招募、事務、薪資、員工關係、任用與事務。雖然我在教育訓練部實習,但一進公司時,指導者便帶著我到各function,介紹給所有同事與主管們認識,在聯電的同事們彼此都直接稱呼名字,幾乎連「哥」、「姐」等對前輩的敬謂語都很少聽到。也因為一開始的介紹與同事們的親切,讓我在這兩個月工作空閒之餘,能順利的「遊走」在各function之間,詢問有哪些是我可以協助的地方,也從中了解了各function所負責的業務。同時發現到,人資的日常工作與專案,實在很難用紙張上的架構圖或文字描述來真實呈現。

我的實習工作內容:日常管理與專案  

我的日常管理工作,有課程開設、跟課,設計課程的宣傳信件,參與HR教育訓練週會,HR所有function雙週會,支援員工關係部門與台南大學合作的公益活動等。以下分享訓練課程的日管內容: 訓練課程  

聯電南科廠的製程比較先進,新人工程師的招募量大,相對新人的教育訓練開設課程就多;另外,對於資深工程師的專業課程,以及主管需要的管理類課程,都需要HR教育訓練來規劃與開設。每天我會與同事一起開課、跟課與統計課後滿意度問卷。課程管理對於HR教育訓練來說,是最基礎的基本功,從利用公司訓練系統寄發上課通知信、統計報名人數、課前資料準備到開課,需要的是細心耐心細心讓HR教育訓練人員能夠同時開設兩個以上課程,又能把所有資料備齊,不會因為重工而降低工作效率;耐心的特質則讓HR在面對學員打電話來詢問課程問題時(一天會接到超多通的!),能不厭其煩的服務到家。除了以上這兩點特質之外,HR更需要在這麼重複性高的工作之中,找到「最佳節省時間的方法」,透過流程設計,縮短開課準備時間,讓上課的學員能夠在最短時間內簽到完畢,提升工作效率。

另外一個關於課程的特別經驗,在聯電實習中,我向HR教育訓練主管爭取旁聽管理類課程(也就是開給各工程部門主管的領導統御課程,由顧問公司專業講師授課),此類課程的每人平均訓練成本是NT$8,000至NT$10,000元,我在課堂上看到主管們的個案討論功力,如何向其他部門主管解述自己的觀點,以及彼此對聯電文化的探討與反省等。透過講師深厚的功力,與主管們豐富職場經歷,所交集出的火花,真是令我大開眼界;在聯電南科廠幾乎每禮拜有一場兩天以上的管理類課程,在實習期間,我便參與了四場。  

在聯電的HR教育訓練,實習生可幫上忙的地方其實非常多,但是別忘記要先建立好關係,多趁吃飯時間與同事聊天,藉機詢問同事的工作內容,判斷自己可幫上忙的地方有哪些,再提出協助的要求。對於正職人員來說,指導實習生也是時間成本,當他教會我做好一件工作,需要挪出額外的時間,教會了,我也差不多實習結束了,那他為什麼要教我呢?所以,當我提出工作需求時,會先與指導者確認這項工作的指導成本,同時指出我認為自己可以幫忙的部分有哪些,加上非常、非常誠懇的一張臉,我在暑期實習中,反而參與了,也學到了許多本來不在我工作任務內的事情。

專職指導者專案  

我參與的專案,是聯電南科廠預計實施一年,目前已進行六個月的「新人之專職指導者制度」,在專案裡所負責的工作,是透過訪談新人、專職指導者與主管,瞭解目前專案實施的狀況,分析訪談結論並提出具體建議方針與配套方案。

開始專案的第一天,我便被聯電龐大的資料庫系統嚇住了。在資料庫裡,充滿各式各樣的與專案相關的文件,從HR主管們開始籌辦這個專案之初,他們所開過的會議記錄、簽呈文件、專案所涉及的所有人員等,都放在資料庫中,光是消化這些資料,加上向同事釐清問題,就消耗我三個禮拜的時間。為了加速瞭解專案運行狀況,我開始參與各部門(也就是工程師部門)的指導者會議,舉凡跟「指導者」這個關鍵字有關的會議,我都可以隨時加入,坐在後面旁聽、觀察與記錄,會議之後,我便上前自我介紹,希望能與在場的工程師有進一步的訪談機會。  

聯電的資料庫系統,讓我這個半路加入的實習生,能快速了解專案目前實施進度,以及專案的相關人員有哪些,所以當我有問題時,非常清楚地知道可以向誰詢問,節省了亂槍打鳥的時間浪費;當有問題向前輩詢問時,自已對專案的情況已有某種程度的熟悉,很快便能進入主題,討論重點。  

在聯電,不管是HR的教育訓練同事、其他HR function的同事,或者工程師、主管們,在知道我的訪談需求時,都非常樂意幫助我。我總共訪談超過30位工程師與主管,有三分之一是「田野調查」,也就是不在正式的訪談室中進行,而是在公司內的85度C、公司外的海產店裡,非正式的交談使我看到不同面向的科技人,對這個制度也能從多元觀點來切入分析。同時為了讓自己能在訪談時與工程師有相同語言,我上網看了大量半導體業的資料,以及從BBS上瞭解工程師的生活、養成背景與工作內容,在訪談工程師過程中,感受到這個產業許多不為人知一面,不一定是不好的,但肯定是令人感到心情錯綜複雜的。  

另外,我的指導者提供給我相當多資源(幾乎是有求必應),主管則是給我大方向的指引。每當我有疑問時,我會跟著指導者一起去開課,兩個人一邊準備教材,我一邊詢問;或者邀約主管一起吃午餐,利用短短時間報告進度以及確認專案進行方向是否偏離。職場人的時間很寶貴,我每天觀察他們的工作,找到片段、零碎的空閒時間,準備好問題發問,學會察言觀色,也是我在實習中所獲得的收穫。

讓實習成為進入企業的敲磚石

在聯電兩個月的每一天,因為工作之需接觸到不同部門、不同年資的同事,深刻體會甚麼是「聯電的文化」,這真不是在網站上可以找到,或者用三言兩語可以形容的。這也是我收穫很多的地方:透過聯電實習,能深度瞭解半導體產業,聯電的組織文化,並且體會到,組織文化與個人的適配性,將成為我在日後找工作時非常重要的一個指標。  

為了降低訓練成本,大部分具規模的企業其實不太收沒有經驗的新人,而到聯電實習,卻是有機會拿到Pre-Offer的。也就表示當大家在畢業前後忙於找工作之際,你已經可以老神在在,準備到公司報到去了。這一點我覺得是聯電展現出器重人才的一面,也是讓志在科技業與人資領域深耕的商學院學生,產生非常強的動機和意願,在聯電人資部門實習的主因。  

但是,你有多優秀,有多少能耐,讓主管願意等待你這個人才?你對HR有沒有足夠的熱情,讓你在遇到挫折與困難時,能夠支撐你繼續走下去?聯電精實的兩個月實習生活,也許是一個不錯的發現與挑戰!



 本文轉錄自 中正企研企報

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類型:實習心得
2011.9. MBAtics 中正企研 胡凱欣 
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