2012年3月5日

「行」行出狀元- 你不知道的業界行銷幕前幕後全紀錄(上)


如果沒有這一次的行銷實務座談會,
我們不會知道,從茫茫大海般的EMBA學長姐名單中找尋合適的講者人選是如此地需要系統化的分工;

我們不會知道,聯繫講者的過程中每一個用字遣詞是多麼重要;

我們不會知道,從聯繫初期不成熟的應對引來的質疑,到一步一步改進並最終得到肯定的那種成就感有多麼激勵人心。

我們不會知道,一群人從講座前為了參與人數一起揪著一顆心到講座當天看著爆滿的現場是多麼感動;

我們不會知道,原來一個成員不算多的團隊,為著一個相同的目標去努力去前進並達成的感覺,是那樣令人熱血沸騰並且值得回味。

我們不會知道,原來一個講座,是這樣辦成的。

 一個多月的籌備期,時間雖短,成員不多,但橋樑團隊的每一步,都走的踏實,每一個階段任務,都是一個學習。以下,我們針對事前的籌備,與講座當日講者的精采分享做完整的紀錄,因為從開始到結束,對我們而言都切切實實地留下深刻的烙印。

幕後酸甜苦辣

大海撈針尋尋又覓覓

由於橋樑團隊的宗旨是建立起學長姐與學弟妹的強連結,進而形成「中山幫」的遠程目標,所以此次的座談會以小型規模為主,邀請的講者也以中山的EMBA學長姐為對象。然而,從系辦拿到的學長姐名單橫跨77級到99級,不僅各個畢業出路都來自各行各業,其資料亦久未更新,增加了聯繫的困難度。因此,我們的首要工作就是將這龐大的校友資料庫依照其產業做分類,如分成學術界、通訊與科技產業、廣告業、公家機構、證券金融業等。

分類工作完畢之後,接下來就是決定我們要尋找的目標產業的學長姐,經過內部討論之後,我們決定以行銷領域背景的學長姐為此次座談會主要聯繫對象。但也因為資料老舊,我們必須要與其確認其任職公司與職位是否與學校資料吻合。因此,我們碩一的七個人又再細分成了三個小組,將目標學長姐名單分成三部份去做連繫。這樣系統化的分工方式,讓我們從一開始的毫無頭緒,到最後找到了此次座談會的兩大主角:「床的世界」股份有限公司副總經理 陳英傑學長與「馬玉山」食品公司執行總監 蔡文智學長。




用字遣詞的藝術

與講者聯繫過程中的電話與書信往來,一字一句其實都是一門大學問!不但要把我們籌辦座談會的目的和流程內容明確的傳達給講者,也要時時刻刻注意禮貌性的問題。光是第一封與學長敘述來意的邀請函,我們就在內部來來回回修改了多次,擬完內容之後給碩二的學長姐潤稿、修正後再次校稿才敢寄出。會如此謹慎處理的原因,是因為很可能一句話的用詞不當或不完整,讓學長質疑我們的用心與專業性,進而影響到其參與意願。

而初期在聯繫「床的世界」副總經理陳英傑學長的過程中,便踢到了鐵板。由於當時對於座談會的主題只初步的定為「行銷實務專題演講」,對於講者來說不免空泛了些。因此,我們需要的是近一步給予更具體的內容。接下來,我們就開始針對馬玉山與床的世界的公司發展沿革與行銷策略等進行縝密的研究與分析,並分成兩組擬出講者可以在座談會當日做分享的方向供其參考,目的是希望不要砸了西灣學人的招牌。所幸在將我們研擬的演講大綱與公司簡介寄予學長之後,都紛紛表示肯定並給與讚賞,這對我們來說,是很大的鼓舞!而在這次的經驗當中,我們也深刻體認到,與講者連繫前做足功課是多麼重要的一件事。


 橋樑團隊討論座談會細部大綱實況,腦力激盪下的產物。


 當我們一起走過


與講者確認完議題和意願之後,緊接著就進入了座談會當天的前置作業與宣傳活動。雖然我們設定在小規模,但前置作業可是和大型講座一般,任何小細節都不容許馬虎,舉凡主持人稿的rehersal、兩家公司的簡介與感謝狀製作、講者禮品的購買、開場音樂的選擇、講座當天細流安排等,每一個環節都不能出紕漏,也因此,橋樑團隊的向心力也在此刻凝聚到極致,每個人各司其職、相互提醒。但在接近座談會的前三天,由於我們對於參加人數過於樂觀,加上宣傳不足的情況下,報名狀況不如預期,這讓我們整個團隊都陷入了低潮,每個人都繃緊神經拼了老命的在網路上轉載宣傳海報、跑班宣,雖然到座談會前一天人數已屆額滿,但一群人仍然憂慮著出席狀況。如此的焦慮與不安,在座談會當天看到高朋滿座的景況,才放下心中的一塊大石,覺得一切都值得了!
就像蘇打綠的歌詞裡說的:「彷彿還看見昨日那張悲傷的臉龐,快樂有時候竟然辣地像一記耳光。」這次的教訓,讓我們猶如被賞了一記耳光般學到了一課,但也因此在最終感受到了最深刻的成就感與快樂。


座談會當天,看著認真聆聽的大家,一切都值得了。


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類型:講座心得分享
2012.03.05 MBAtics&MBA102陳昊 陳霈絃 撰寫
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