2012年5月28日

「話」出的未來,學生組織如何變成夢想的實踐地 -預設未來篇



學生團體,最甜美的記憶,最痛苦的回憶?

        在學生時期能參加一個社團、球隊或學生組織是一件很幸福的事。一群人能夠自願的為了團體的目標共同努力是多麼美好,充滿歡笑與淚水的友情甚至感情交雜在其中,揉合成記憶中最美好的回憶、最光榮的時刻,最驕傲的成就。但是有時候團體經驗不是每一次都這麼美好,並不是每個人每一次都能在團體中找到歸屬感,都能為團體的目標盡最大的努力。有時候團體成員即使達到了當初所訂定的努力目標,卻只是感到心中放下了一塊大石,談不上有任何喜悅。更不願再一次投入團體事務,甚至往後回憶起來就一股失落湧上心頭。這些對團體失望的成員只想找機會漸漸的淡出團體,破壞了團體良好的氣氛,使得團體的凝聚力也每況愈下。接踵而來的卻是團體的領導中心要做的苦差事卻是越來越多,成果反倒越來越差。團體的領導中心不斷怪罪都是成員沒有毅力,心中想著這些半吊子當初就是這樣,我早就知道了……

         這樣的場景不知道大家是否經歷過,感到心有戚戚焉?過去,我當過很多次在團體中找不到歸屬感的成員,當時我真的很失落,心中充滿著無力感。滿腔的心情無從宣洩,很希望其他成員可以來幫幫我,但卻說不出口。我也當過心力交瘁的團體領導中心,常常在心裡吶喊為什麼我要一直這麼辛苦。總覺得每件事都無法符合期望,卻又不知向誰訴說。
        過去筆者往往都是等到這些壓力已經發生才想著如何改變自己心態去調適壓力。但是經過了無數次痛苦的驗證後,筆者發現這樣的作法往往無法解決壓力的來源,反而將痛苦的時間拖的更長更久。事實上,我們應該要有更好的做法來避免參與團體帶來的壓力與痛苦。為了解決這些問題,我們先來看看這些問題到底是怎麼發生的?

想像與現實的橫溝,被失敗引領的未來

        我是為了認識朋友所以加入、我是看到介紹覺得有趣所以加入、我是看到身邊的朋友都加入所以加入、我是因為有喜歡的女()生所以……。大家加入學生團體的理由雖然千奇百怪,但是都算是因為有「正當」理由而加入。這樣的加入除了是被威脅恐嚇以外大多還是屬於自願的居多。因為是自己自願,因此成員一開始時都會自發性地從事團隊的活動,並不會有太多抱怨的聲音。但時間一久,你可能就會聽到或是接收到類似下列對話傳來的訊息 : 「我當初只是想練練身體所以加入球隊?你們練的這麼辛苦跟我想的不一樣。」、「這組織做的跟當初說的根本不一樣,一點都不有趣」、「每次都辦一些不是我想辦的活動,害我這麼辛苦」。或許有人心中會想著,這到底是為什麼?每次的練習、每項的活動不都是大家當初一起討論、一起決定的嗎?為什麼現在才在抱怨,問題發生前都不提呢?」。

        其實,這樣的情形往往是因為成員們內心的當初所想像組織生活與現實產生了落差。他們感受到差距,發現組織向著並非心中所想的道路去前進,貌似身旁成員都不想改變或無力去改變。於是成員對組織產生了無力感,一個失敗的未來景像就會浮現於成員的心中。此時,如果無法改變成員對於組織預設未來的想像,成員行動將會一步步的邁向設想的未來景像,為組織帶來失敗的未來















你對組織的預設未來,美夢成真?噩夢成真?




















        我們要改變成員對組織的預設未來?那麼什麼是組織的預設未來?
        組織的預設未來,就是你(每一個組織成員)對組織未來的想像。每個人心中對於組織未來的想像將會帶領著自身的行動去努力達成這樣的想像(這聽來像不像是一種美夢成真的過程)。舉例來說,當你對組織的預設未來是會不斷成長,你就會致力於去做使組織成長的動作。當你對組織的預設未來是會有源源不斷的創意活動,你就會開始拼命的發揮創意。反過來說,當你對組織的預設未來是一成不變、每個人只做好份內工作,那你也只會做好份內工作。甚至,當你對組織的預設未來是每況愈下,甚至懷疑它的存廢。很快地,你的行動也會變成得過且過,只想找機會離開這個組織。

下面我提出了幾個問題,請你試著想想看?

你曾經對於未來的人生產生過憧憬嗎?
你是曾為了人生中的某一個目標而努力去追尋?
你想像過你達到那個目標時的喜悅嗎?
你品嘗過達到目標的喜悅嗎?

        相信大多數的人都曾經被問過、想過或體驗過上面的四個問題。人對於自己的未來總會設立許多目標,許多夢想去追尋。不斷地想像自己未來的樣貌,產生一個預設未來的樣貌,而積極努力的去創造自己的未來。可是,同樣的問題擺在在組織中呢?

你曾經對於未來的組織樣貌產生過憧憬嗎?
你是曾為了組織同時也是你個人的某一個目標而努力去追尋?
你想像過你達到那個目標時的喜悅嗎?
你品嘗過達到那種目標的喜悅嗎?

        有點弔詭吧!你費了很多功夫規劃你的人生,對人生擁有美好的憧憬,並且總是很負責任的一步步走向預美好的設未來。但是對於組織,你可能沒有花太多的時間想像它的未來,對它沒有美好的憧憬,並且也是「很負責任的」一步步走向沒有憧憬組織預設未來。這真的是你想要的組織生活?你真的想要走向這樣的預設未來嗎?如果不是,從現在開始你必須開始想像你對組織的未來樣貌,並對其他成員分享你的想法。一同和你的組織夥伴創造屬於你們自己的組織預設未來。唯有如此你們才能朝著相同的方向前進努力,才有可能創造一個不凡的學生組織。

你和我都值得擁有更好的未來

        不知道你是否已經發現,筆者文中所談的預設未來其實正是所謂的「願景」。   一個好的預設未來(願景)能夠激勵成員,帶出應有的行動。同時這個未來會在過程中與成員們不斷對話,使成員找出正確的方向。最棒的是,當你與成員們在創造預設未來(願景)時,在說話的當下,你們就會開始行動去實踐未來。也就是在說話的當下,未來已經存在。

        你已經瞭解了預設未來(願景)的重要性。那麼我們究竟要如何去創造成員對組織共同的預設未來(願景)。筆者在此分別從組織管理者與被管理者的角度去切入,提出雙方在塑造預設未來(願景)時分別可以做的努力。

身為組織的管理者,你可以試著這麼做
1. 真誠的表達自己對於組織內外任何事的看法,不對組織內的成員有任何的隱瞞。
你的一舉一動都被成員所觀察著,你的任何言語的弦外之意都將被察覺。溝通不是演戲,它需要的是技巧,不是謊言。

2. 尊重並重用每一個成員。
你必須讓成員感覺組織就像他自己的公司,組織願景就像他自己的夢想。

3. 了解每個成員當初加入組織的原因、進來組織的感受、對組織的期待。
成員就是你的顧客,你不了解顧客的需求,你就無法滿足他們,他們也無法為你帶來任何利益。

4. 招集組織內的管理階層,溝通對組織未來的期待。
願景的實體化過程需要成員一致的共識,管理階層是上下溝通的第一橋梁。

5. 劃出組織未來的方向與藍圖,與所有成員不斷溝通調整,滿足成員個人的期待。
沒有成員喜歡空談不存在的事物,拿出實際的東西與成員討論。當有人不認同組織的預設未來時,詢問他們,「你們的建議是什麼?

6. 將成員的共同願景,簡化成簡潔有力的文字敘述,與成員溝通。
Simple is the best.一目了然的東西大家最容易了解。

7. 不斷努力到所有成員都認同預設未來(願景)才停止
成員認同了,才代表他們會對的組織預設未來(願景)產生承諾。

身為組織的成員,你可以試著這麼做
1. 真誠的表達自己對於組織內外任何事的看法,不對組織內的成員有任何的隱瞞,特別
是對管理階層。
你不告訴大家真正的問題,永遠不會有人解出正確的答案。

2. 探索自己的需要,越關於個人的越好,嘗試想出可以在組織中滿足這些需要的方式。
別不好意思,先滿足自己的慾望吧,達成他才是你所求的。(說不定你的慾望也是其他成員所追求的,甚至會對整個組織都很有幫助。)

3.  想像自己對組織未來的期望,務必要與個人的需要做結合
只有組織的未來和你的目標一致時,你才會做得如魚得水。

4.  抓住任何可以向管理階層溝通的機會,說出對組織未來的期望與個人的需要他們有著不得不承擔你的夢想的責任,何不讓他們幫你一把。

5. 試圖加入管理階層。(組織越水平化,願景實踐效果越好)
擴大自己的影響力去滿足自己與別人的夢想。

6. 不要只坐著期待組織會自動為了你改變。
這個你應該懂。


7. 你還想繼續待在這個組織嗎?如果組織先為你做出改變,你願意為他做出貢獻嗎?如果不行,自行退出是一個選項。
有時候,其實這是個皆大歡喜的選項。

      以上所提出的這些方法,有些步驟相對簡單,有些步驟相對困難。想在組織建立共同願景(預設未來)時,100%的落實上述這些做法其實有些難度。不過,只要曾經嘗試並堅持去做,即使只做到幾點,你一定也可以看到組織的改變。而且你自己本身也會有更多驚人的獲得。

        文章的最後來個有關學生組織願景實際點的例子。筆者在此以中山大學西灣學人學習型組織為例,提供三種不同層次的文字化學生組織願景(預設未來)範例給各個身在學生組織的同學作為參考。

第一種願景是組織針對社會或世界的: 西灣學人的願景可以是
「知識就是力量,分享知識為多數人的生活帶來更多力量」。
第二種願景是組織的經營領域和目的:西灣學人的願景也可以是
「成為全球最佳的實務型學生組織」。
第三種願景是成員的行動準則或實務指南:西灣學人的願景亦可以是
「以誠摯的溝通與分享追尋自我突破,為全人類帶來更多貢獻」。

附註一 : 西灣學人為國立中山大學企業管理研究所獨有的學習型學生組織,致力於知識分享與自我提升的各項活動。成員由中山企管所碩士所組成,期望藉由學生團體的力量,達成自我成長目標,並且貢獻MBA自身所學,回饋社會。

附註二 : 本文中部份有關預設未來的觀念除了個人經驗外也引用了《績效的三大定律》中的部分觀念。




本文後記……………

        回首過去,西灣的成員們、會長與我為了第七屆的西灣學人做了許多努力,當時我們以為自己真的盡了一切所能。但是卸下職務以後才知道,當初所能改進的地方實在太多了,幸好有會長與其他好夥伴的一路相挺,也感謝第七屆及第八屆的所有成員陪著我們一路闖蕩成長。在博威會長跟我經營西灣的期間,西灣學人不斷的嘗試與進步。雖然結果不一定都十分完美,但是這樣的過程彌足珍貴。畢竟,能夠在學生時期就能夠一步步體驗真正的「管理」。我們是何其幸運的一份子。

        今年二月,作者在一個培訓專案管理的業界計畫中,偶然向多名曾待過微軟、宏碁、花旗的資深業界主管請益有關在西灣學人面臨到的管理問題。主管們答道:「原來你已經在做專案經理的工作了。」。原來,西灣學人這個學生組織所給予我們的成長已遠遠的超過自己當初的想像。

         我想,書本印下再多豐富的知識,如果沒有自己經歷過一切,知識也無法成為自己的力量。筆者希望能透過這系列的文章中記錄我在學生組織中的所學並輔以第七屆的西灣學人學生組織的管理經驗做為案例,期望能夠為現在及未來的西灣學人成員以及其他學生組織提供經營管理的一點參考。







=====================================
類型:評論分析

2012.05.28 MBAtics MBA101 林俊翰 撰寫

=====================================


沒有留言:

張貼留言

Related Posts with Thumbnails