2012年12月27日

我的時間管理技巧分享


如果要用一個字形容現代上班族,我想就是""吧,下班之後還要繼續做上班的事,每天總有處理不完的事情,有時候想看些時間管理的書提升自己效率,可能看書的時間還比看完後省下的時間多...
本文轉錄自 9527研究所日記本


以下分享我的幾個時間管理技巧,希望能對您提升效率有所幫助


1. 利用電腦、手機紀錄待辦事項行事曆,最好能夠線上同步

想要有條不吝的處理手邊的工作,一個方便隨時更新的行事曆是很重要的。每天睡前/下班前先規劃隔天的工作項目,不要以為自己都記得住。 

我當兵時是作戰部隊的預官,每天只能睡不到4小時,每次凌晨聽到一些指示都覺得自己記得住,先睡吧,結果常常隔天早上忘東忘西被定爆。你的頭腦已經每天使用過度了,有電腦/手機幫你記事,何樂而不為?

用電腦記行事曆的好處多多:
(1)不會覺得一次要處理十幾件事千頭萬緒。事情很多,但時間也很多,把事情按順序排好,你永遠只需要同時處理一件事
(2)把事情按重要性分先後次序排列,才不會不自覺的花很多時間處理可以之後完成的小事,今天一定要完成的重要工作反而做不完。
(3)可以推估每件事情所需要的時間,知道自己每天能夠負荷多少的工作量。


紀錄行事曆切莫花太多時間,簡單明瞭就好,用word、甚至純文字文件簡單記下都可以。以下是我每天待辦事項的範例:做完的事情就劃掉,可以追蹤自己做了什麼,花了多少時間,看到劃掉的工作也會比較有成就感。

[舉例來說]
9/28
修機車 20 mins
完成學術倫理教育測驗 20 mins
打電話問課務組 限專班學生選修的課程一般生可否選修 15 mins
IM ch2 case summary, 準備上台講話草稿,  120 mins
寄教師節卡片to 高老師、謝教授,要祝中秋節快樂 20 mins
marketing management ch1-2, ch3&4, 180 mins
17:00 回電姨婆 20 mins
研究各所選修課程 60 mins
記帳 20 mins


2. 多利用雲端服務

有沒有算過你每週花多少時間(包括公司和私人的事情)跑郵局、銀行、政府機關、商店買日用品、繳費、轉帳?  其實現在很多事情都可以在線上直接完成,省時之外還比較省錢,以下讓你可以快速審視,自己有用到這些雲端服務嗎?

(1) 網路銀行
線上查交易明細不用常常補存摺,轉帳手續費低、可以在家做定存、買外幣、投資基金。
(2) ATM讀卡機
同網路銀行,雖然無法使用定存外幣等功能,但不需要另外申請是網路ATM最方便的部分。
(3) 自然人憑證
可以在家報稅! 另外有查詢自己勞健保狀況等許多功能。
(4) 線上傳真
家中沒有傳真機人們的一大福音,更快速,比商店傳真便宜極多。我沒有特別比較過各家線上傳真的優劣,但我目前使用的尤美電信線上傳真,每張2元已經很符合我的需求了。
(5) 線上購物
線上購物價格未必比賣場便宜,但比超商划算是一定的,有需要同時在幾間商店購物時,不妨使用線上購物一次搞定。
(6) 線上申請文件
許多公家機關其實都有提供線上填申請書的服務,除了打字比寫字快多了之外,帶著一份填好的申請書也能節省許多辦理業務的時間。
(7) 電子帳單/自動扣繳
申請電子帳單不僅環保、不怕出差或旅遊忘了繳費,配合網路銀行/讀卡機的功能,可以讓你馬上處理掉每一筆收到的帳單。如果再辦理個自動扣繳,就不用擔心會有漏繳帳單的問題了。
(8) 請工讀生
時間就是金錢,一些必須要花時間處理的簡單事情,不妨請個工讀生來幫忙跑跑腿,減輕自己的時間壓力。


3. 紙本丟掉丟掉、紙本丟掉

曾經我有個同事,每次要打電話時,大至聯絡廠商,小至叫便當都要從厚厚的一疊名片中翻個10來分鐘,桌上永遠堆滿厚厚的一疊資料夾,常常看到他在無窮無盡的紙本中翻找...

辦公室距離不遠的我,桌上則永遠都是空的,每次要找特定資訊,只要打開相應的資料夾,Ctrl+F一搜尋,在講電話的同時就可以把主管要我找的資料告訴她。

9秒和15分鐘的差別
減少紙本的動作幾乎隨時可以做到。我在研究所新生報到時,收到一張住宿須知,簡單瀏覽、畫好重點後,就直接掃描進電腦了,這種"很少使用,但以後可能用到"的文件,最適合以電子文件的形態存在。

電子文件不僅容易修改、不怕遺失(可以雲端離線同步儲存),還可以方便的同時分享給很多人。你會想要用手寫會議紀錄、用筆畫業績報表嗎?那為何不讓電腦也幫你處理其他事情就好?

我的原則是可以用電腦處理的事情就不用手寫,必須要用手寫的筆記、紀錄,也盡量都掃描一份到電腦儲存。紙本的行事曆、通訊錄、筆記、名片...等等,都是可以用電子版本取代的對象。


4. 不要一直收信、收訊息

我是非常容易分心的人,所以看到這一段話讓我印象非常深刻。"人的頭腦就像煮沸的滾水,當你必須分心做其他事情的時候,再回頭來處理現在的事情,就必須把水再從頭煮沸一次"

現在的科技方便到我們一收到訊息、信件就會馬上出現通知。而我們基於好奇心理,也多半會忍不住點開信件/訊息看看內容是什麼(雖然很多只是朋友轉寄的有趣文章),一天這樣收個十幾二十封訊息,加上辦公室響個不停的電話,你的頭腦就必須不停的折返跑,平白損失許多時間和精力。

我的手機出現簡訊和line訊息是完全不會發出聲音的,連震動都不會,我在需要專心工作(例如寫這篇文章)的時候也一定不會開著信箱,因為我知道能專心一致處理事情的珍貴和效率

我知道你可能會說,你的工作就是要不停的收信、檢視訊息,但如果可能的話,至少調個鬧鐘,提醒自己30分鐘、甚至一小時再收一次信就好。養成這樣的習慣,你會發現不只時間省下了,工作的疲累感也會減輕一些。


5. 多利用零碎時間

很多人上班/上課應該都需要通勤,我也不例外。坐車的時間不算短,在車上又很難睡覺、用電腦(因為太晃),不知道要在車上做什麼讓我苦惱很久,最近終於有了點小小心得:

我現在最常利用坐車時看影集、玩手機、上網。也許會有人覺得疑惑,這樣算有好好的利用時間嗎? 我認為是有的,因為人不能沒有休閒(至少我不能沒有),在車上的時間好好放鬆之後,可以讓我下車之後的時間,更心甘情願、更有動力的處理該完成的正事。有些人會利用車上或其他零碎的時間背單字、看書等,也是很好的習慣,端看每個人偏好的不同。

而除了好好利用零碎時間外,我也會保留一些讓自己靜下來思考的時間,通常我洗澡會洗比較久,沉澱每天的思緒,檢視自己是否只是在窮忙、是否有可以改進的地方...學而不思則罔,每天給自己一點喘息的時間思考、反省,往往會有很好的成效。


除了以上的方法之外,你也可以根據自己每天生活的內容,想想有什麼方法可以提升自己的效率。但請務必記得,省下的時間不只是為了讓你繼續做更多工作,你可以用每天省下的30分鐘養成運動習慣,或多些時間陪陪自己身邊的人,追尋你自己人生中的目標(可參考我的另一篇文章:埋首工作之前,先想想你的人生目標是什麼)

如果你發現提升效率之後事情還是永遠做不完,那就必須重新審視一下,自己的工作/生活負擔是不是太重了、可不可以調整。希望這篇文章可以讓大家提升時間管理技巧、減輕自己的時間壓力。

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MBAtics & 交大GMBA 徐朕顯
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歡迎聯絡作者  giftedguilt@gmail.com
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