2013年3月15日

我在經研院的日子 ─ 讓人視野大開的APEC國際會議 (上)

    碩一升碩二的那個暑假,正是上一屆學長姊找工作的時候。當時,有一位學長任職台灣經濟研究院,他們正要舉辦APEC國際會議,需要英語溝通佳的工讀生來協助會前、會中、會後的安排與進行。在學長的介紹下,我開始準備了相關文件與面試,期待這場國際會議可以讓我好好練習英文,也讓自己的暑假能接觸和體驗不同的工作環境。

上班族的體驗   

    如果你可以,一定要去嘗試任何的工作機會,銀行、研究機構或是公司行號,不管是透過打工,或是實習,讓自己去體驗「上班族生活」。在學生時期,這些經驗會讓你打開視野,在沒有太大壓力的情況下去學習,而對工作的積極度與熱忱,又更加一層地決定了它的精采程度。

    兩個月多的時間,我在台灣經濟研究院過著打卡上下班的生活,九點上班,不定時的可能加班,配合著正職員工,每天都很忙碌,回到家直喊累。但,回頭看看當時菜鳥的自己,真的有不少的體驗!


面試的準備

    當時看到這份工作時,我只準備了中文履歷,但因為工作上的需要,他們希望能附上英文履歷,於是趕在面試前一天將自己的中英文履歷都一併準備好,以及自我介紹時會遇到的對答。

    面試的問題確實包含了英文,畢竟我們這批面試進來的工讀生是要協助國際會議,因此,在英語溝通上要有一定的聽說讀寫能力,不僅要敢說,還要能從容不迫的表達。

正式的上下班生活

    一開始的工作還是以文書資料為主,幫忙整理國外專家與講者的報名表,這些報名表因為是用信件往返,因此你可以在其他正職人員的書信間,了解他們和外國人怎麼互動溝通與用字遣詞。當有緊急信件時,你也必須應變,修改國外報名表的變動,因為國外報名表的內容除了基本資料外,也要處理他們的班機、住宿,當然還有用餐問題,班機出境的航廈、時間、地點,都必須隨著他們更改班機而變動。這當中包含了很多突發狀況,假設今天他們的行程一有變動,班機就會做修正,我們幫他們在飯店Check in & Check out 的時間就會要跟著調整,因此每個細節的處理都是環環相扣的

    當時,我每天要負責發信給飯店的小姐、處理班機的工讀生,還要催促工作資料的齊全度,並回報每日工作進度,越是細節的東西卻越是該注意的地方文書工作看似簡單,但卻很繁雜,不僅培養了耐心、也培養了責任感,因為犯錯你就得承擔!

工作上的犯錯

    這個期間,也有自己疏漏的細節,也有被罵的時候。但,想想現在的自己,如果沒有別人對你直接的指責,不會學得這麼多,大家的出發點都是為了能辦好這場國際會議。因此,這麼多人之間的溝通,一定會有誤會與必須釐清問題的時候。這就像是跑一個活動,透過大大小小的討論、開會去不停地檢視進度,也不停地檢視自己,EQ與表達溝通在工作場合上很重要。

國際會議前

    國際會議來之前,全組的人都快忙翻了!因為資料很多,並且還要製作大會手冊、場地協調,每個專家都有名牌與公事包,公事包中也有很多文書產品,這些細節的處理都是必須經過協商與討論的。

    當時,每個專家來參加國際會議前都會繳交他們的ppt,我們前兩天開始學習如何撥放ppt。那時我想「撥放ppt有什麼困難?」,原來,因場地與設備的關係,播放ppt的方式跟在學校不同,因為這樣我學會了ppt延伸銀幕的技巧,這真的很酷!此外,ppt也有不同的形式,他們可能用pdf檔,或是用prezi簡報的方式呈現,當然也有幾位專家會準備影音檔,每個撥放的環節都要避免出錯。這著實讓我在會議前一晚感到非常緊張!

國際會議中

    現場繳交ppt的專家也有,因為都是外國人,所以你必須用英文簡單的介紹ppt如何呈現、機器該如何操作...等。當時,有一位專家很慢才繳交ppt,所以遇到一些狀況,當下的應變就必須考量先後順序。因為會議有tea break,因此就必須將事情放在tea break中處理,雖然專家就無法在tea break享用甜點,但這是唯一的方法,就必須有所取捨。

    工作上,除了學會處理壓力,更要有應變能力與協調力。


    國際會議有很多需要臨時調動的地方,因此,我們這些工讀生在做完自己事後,也要去協助其他工讀生完成未完成的工作。尤其是每天會議的早上,這時都是最忙、也最混亂的時候,因為除了我們邀請來的專家,也包含對外開放的民眾,在他們進去研討會前,有很多處理的程序。透過這樣的分工合作,真的讓我們工讀生間彼此認識很多。


    接待與引導算是最基本的工作,不管是站在電梯前、還是會議間外。像是有一位女專家要去處理班機問題,用餐時間不知道是否趕得上,於是就要跟她說明用餐的地點。專家通常對我們這些小工讀生都是有印象的,會跟你稍微聊一下。

    商業用語的對話比較正式,和這些專家講英文時,要特別注意這個場合可以出現的對話,但不用顯得緊張,自然應對、保持微笑就好,畢竟這是可以練習英文的好機會。



To Be Continued......


照片來源:APEC Symposium on Promoting Business Continuity Plans to Enhance SMEs’ Participation in Global Production Chains


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    MBAtics &  東吳國貿所 曾子容
    歡迎與作者聯絡:mechohome@hotmail.com
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