2013年4月30日

當101遇見東方明珠─萬海航運實習心得


因緣際會下,2012/7/2搭乘東航MU5008,歷經1.5小時抵滬。闖關生活就此展開……。

我永遠記得落地的傍晚時分,熱情的陽光灑落浦東機場一地,迎接我的報到。萬萬沒想到的是,回到住所的高速公路竟被龐大的車流量擠得水洩不通,折騰了一個半小時,用完晚餐已是八點,所幸家附近菜場還開著幾間店,等到備齊生活必需品與收拾好行李已是十點半;此時,室外的溫度燒著,更遑論夏夜涼風了。租屋處除了寬帶沒配接好以外,其他設備也算上舒適了,眼睛一閉,準備第一天的實習生活。



早晨,賣西瓜的老伯伯騎著三輪車在弄堂間穿梭著,鬧鈴沒有偷懶,我醒了。菜場,是個活力的象徵;聲嘶力竭叫賣的小販、還價技術一流的大嬸、汽機車共同奏出的鳴笛聲,還有我這個飛步去公交站的行人,穿越這熱鬧的街道,是我每天上班的必要功課。慶幸的是,公司附近的公園為我增添了第二幅景象;長者們自發性的組成交際舞舞團,隨著音樂和諧地在廣場中央轉來轉去,使我的心境一轉,優雅的進了公司。




上圖時間軸說明這兩個月在上海一共去了三家公司,或許公司有意將實習計劃同管理培訓生的制度一般。七月初與月中分別是兩家貨代:誼洋、勁海;八月轉站萬海的上海辦事處,月初為客服部,月中為營業部。兩家貨代公司可說是萬海在大陸的轉投資事業部,誼洋貨代的訂艙不全然以萬海為主,而勁海貨代的訂艙僅以萬海為唯一一家船公司,這也就是為什麼我的實習課程如此豐富,雖然走得不算精緻,但卻具有一定的廣度。

以下和大家分享這三家公司分別帶給我的收穫:

誼洋貨代─背景落差,懵懂上陣
沒有接觸過航管的我,對這產業的背景相當陌生;此外,這也是我有生以來聽到這麼大量的上海方言,在雙重不利情況的累加上我的學習進度停滯不前。慶幸總經理Jack花了一個工作天,帶我一字一句的讀懂公司網站,從中了解公司業務的內容,也加強了我對「無船承運人」(NVOCC)以及貿易條款的概念。

或許是工作性質使然,這邊的工作氛圍相當緊張。好比三明治一般,貨代行業飽受來自客人與船公司的兩方壓力,因此員工之間常為了業務的處理鬧得不慎愉快;但換個角度想,大家都是想幫客人盡快處理好這一批貨,只是用了比較激進的方式去做溝通而已。

勁海貨代─小試身手,漸入佳境
很快地來到七月中旬,我到了第二家公司報到,前兩週實習所遇到的障礙也漸漸獲得改善。操作部主管Anna交給我一個重要的習題:訂艙;也就是說從公司接到客人的託書開始,一直到船公司接受我們的訂艙,這樣才叫完成動作。在這兩週的時間裡,其實工作強度不是太高,除了熟悉提單的格式以外,還是繼續瀏覽這個產業的相關資料。因為我知道,八月到了萬海實習時,將會比現在忙上好幾倍,要學的東西更是比在貨代公司來的多。

萬海航運─精實訓練,實務兼備

1.          客服部─文件
在這邊我不用親自上機操作,也不用與客人確認資料的更改,但是學到的概念與流程可謂相當扎實。透過各條航線規章規則的要求,以助我進一步了解各港口海關對於提單有甚麼特殊的規定,特別的是印度線不能顯示最終目的地,僅能顯示最終目的港而已。這是為什麼呢?因為印度的海關不願意替客人擔保貨櫃能安全、順利且無誤的進入內地,因此負責範圍只到港口而已。這也可以說明印度這個國家內陸的物流系統 (在此特指拖車的車隊) 不是那麼健全。

公司有一套嚴明的師徒制,每條航線都會有兩位文員在負責操作,一位資深一位資淺。那麼大家一定會思考:老鳥會不會留一手呢?答案是不會的。因為唯有讓新人上手,單證處理的速度才會快。況且船期受制於氣候等其他不可抗力的因素,假設颱風已在太平洋海面上生成,那是不是亞洲線都會延遲幾天到港?甚至是封港,連船都靠不上岸。等到颱風過境,船靠港了,緊迫的時間下必須把提單出出來給客人,只有一位文員在操作,怎麼來得及?因此,有人共同分擔業務,老鳥還需要留一手嗎?


2.          客服部─櫃面
這邊的學習專指提單印製後客人所有的更改動作,比如電放、SEAWAY、改單、換單、異地放單、分單、併單、提單遺失、銀行擔保放貨等等。這些名詞在七月時對我而言就好比文字天書一樣,對於新領域的初識必然也得下足功夫。因此,我花了整整兩天坐在櫃面觀察同事Cherry與跑單師傅將各式文件送來公司以及申辦那些業務,也漸漸突破我對術語的恐懼。雖然我沒有經手錢、也沒有在系統上操作過,但我知道我的狀態已經上線了。

在櫃面感觸最多也最深的來源是跑單師傅,他們受雇於那些貨代公司,主要負責書面文件的傳遞。有些跑單師傅將這份快遞差事做得讓人尊敬,也有些師傅將這份職業做的讓人不屑一提。為了防範插隊,公司有抽取號碼牌、等待叫號的機制。優秀的跑單會明確知道自己要辦理的業務是什麼?要領哪幾份提單回去、要找哪位營業部人員蓋章,與公司互動相當良好。劣質的跑單就將手上文件扔給櫃面同事,人家哪知道你帶這些文件來是要幹嘛?或是抽取號碼牌後三分鐘之內,就開始對櫃面同事咆哮不雅內容,諸如此類我看見不文明的舉動就不再贅述。所幸同事的細心與耐心,總是用笑容面對那些令人無言的跑單師傅…。

3.          營業部
營業部謂之手機與座機(指分機)響不停的一個部門,航線主管可能連直線(指不經過總機的號碼)也會同時響起,工作氛圍與客服部的文件大不相同;也就是說員工的工作強度明顯高出於其他部門(文件部、財務部及人事部)許多。一條航線通常由二位內勤同仁與二位外勤同仁組成一個銷售團隊;外勤人員負責跑客戶,內勤人員負責定艙的確認以及危險品的審核,若品名介於普貨與危險品之際時(即為化工品),客人還需要出示相關文件;因此遇到trouble case時,外勤人員必須與航線主管開會,甚至部門領導也是與會者之一。而我的學習路徑一樣是按著航線來規劃的,分別是南美、美西、歐洲黑海、中東印度、東南亞與台灣線。

令我印象最深的是美西線主管讓我跟著銷售代表Bill去拜訪客戶(在此指貨代公司),雖然僅有一上午時間,但卻從雙方的談話中獲致相當寶貴的一課。透過訪視,這位客戶向我們大致分析貨物的市場狀況,以及貨主在該年度中整體銷量及營收能力,希冀下一季能全數接到貨主的BOOKING,而銷售代表則能據此來預測將能賣掉多少艙位。由於各個產業的跨距相當大,因此我只領會出我們的貨主在四川省有一個與國家合作的開發案正在進行,DEMO已如期送往美國檢驗,接著量產的部分將是要用拖車還是鐵路將集裝箱運到上海,以趕上船期而不延誤美國的上市時間,是這家貨代公司仍在斟酌的部分。



積極進取,我來自台北
看到這裡大家應該會有一個疑問:我的同事對我友善嗎?他們會不會在言語之間調侃我是台灣人?其實不會,且完全沒有。我認為互動這一項環節跟自己的個性有很大關係,跟地域的關係近乎為零。明確知道自己不會因為不熟識的環境而感到格格不入,因此這次有勇氣走出去,有一個最主要的原因就是讓自己的包容力接納程度再開放些。在台灣,地理課本告訴學生北中南東四個區域的特色,漸漸的形成刻板印象與僵化的自我中心。確實許多重點資源都放在北部,但是你的實力夠硬嗎?

期待落空,謬誤使然
這兩個月拼命讓我踢到的鐵板是Take all for granted。我所想的、所做的、所應得的一切在台灣都可以,為什麼在大陸就不行?陷入這個邏輯使我也有受挫的時候。放心的讓服務員將外帶食物打包,回家後才發現少了一項重要配料…。高鐵與動車就是應該要隨時有票,且現場臨櫃排隊一定賣的出票…。預約美甲服務可以讓我放心的在餐廳用餐,靜候服務員的提醒,即可享受優雅的指尖藝術…。我認為所有的應該,在這裡把我搞得灰頭土臉,而且還莫名其妙不知自己哪裡犯了錯…。歸根結柢,雖然大家長的都是亞洲臉、黃皮膚、黑頭髮、共享同一種語言等等,但是還是不一樣啊!當自我保護意識的防備鬆懈後,就會掉入無底漩渦。

毅然決然將自己抽離台北、高雄,到上海這個「魔都」(在此指上海具有相當的魔力與魅惑性)認識一個不一樣的自己,這一切來的相當值得。透過實習,讓我看見萬海的員工是幸福的;透過日常生活,讓我了解所有的應該都是努力爭取來的。在此感謝家人、紀老師、張總、同事、在滬就業的學長姊,以及幾位重要友人的扶持,謝謝你們也謝謝大家給予我勇闖的機會,未來一定要再拜訪一次這個魅惑的城市。

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MBAtics & 簡祐延
 歡迎與作者聯絡:hs19890529@gmail.com
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