2013年11月6日

暑期實習:W HOTEL 人資部門- WoW & Wonderful Experience

一直以來,對飯店業都擁有一種未知的嚮往,於去年11月參加中正企管所《模擬面試工作坊》專案後,很榮幸接觸到W Hotel兩位親切的HR Head ,Viviane和HR Head Recruiter, Cynthia。此機會讓我對飯店業有更進一步的了解,同時,更對於W Hotel的活潑文化產生了一絲憧憬。 
機會須主動爭取,不是被動等待  

Viviane於模擬面試時已明確表示W Hotel沒有提供短期的實習計畫,但基於對此企業的嚮往,在碩一上學期末前,我主動將履歷表和實習動機寄給Viviane,並在信中強調自己的學經歷背景能對W Hotel有所助益,請她們再次評估實習的可能性。非常感謝Viviane為我召開內部會議,且於一週後,即收到同意於人資部門見習的通知;接著運用寒假的兩週時間,我展開了於W Hotel的實習旅程。

人資部門讓我迅速了解業態和部門分工  

在W Hotel所接觸的第一個project是「春酒」,我所負責的工作為「協助採訪」各部門表現優異的夥伴。於拍攝前先協助專案負責人Vicky做remind calls和入圍名單整理;錄影中主動與受訪者互動,以激發他們更多的思考。且在拍攝過程中,透過專訪的內容間接知曉各部門的職責所在,並了解受訪者比同部門的同事多做了哪些特殊事例和貢獻,因而被提名入圍。拍攝完畢後,必須簡要地將得獎者的得獎事蹟建檔,並翻譯成英文版本。藉由這一連串的過程,讓我於日後遇到得獎者們,都能清楚記得獲獎人的名字和貢獻,並成為彼此交流的契機。
「春酒」Project的攝影期間側拍(李慧娟/攝) 

企業不會主動教你,主動求知才是上策  

在協助春酒攝影時,只要有空檔時間,我就會抓緊機會與受訪者深入聊天,例如:住房率、商務辦公室使用率、櫃台是否也有業績要做等。透過在領制服時與衣物部阿姨聊天,得知了正職與兼職人數、衣服耗損率;在捷運上巧遇紫艷中餐廳的主廚,得以瞭解翻桌率、總座位數、每天用餐人數、菜單更新頻率、Monthly Net Profit、主廚還要寫採購單和做員工的招募與訓練等。當然,午餐時刻與HR同事們的聊天是最多的,跟HR招募、教育訓練、活動、保險、公關等各部門皆請教過,且與他們保持良好關係。企業實習的時間相當短暫,因此,更應把握每一次可以學習的機會,積極地從前輩們身上挖尋寶藏。
員工手冊和門禁卡 (李慧娟/攝)
體驗書上沒教的事  

我非常喜歡HR部門內「每日一小時」的會議。會議首先由Viviane簡短向大家宣布大事件,如:飯店有何新政策、HR部門在未來三個月要支援哪個部門;其次由各同事報告今天要做的工作內容,如部門輪調規則、薪資計算方式等;而後由Viviane帶領我們將員工手冊拿出來講解和討論,如:為何W Hotel新進員工都需要繳交良民證?良民證上除非有與職位相關的犯罪紀錄,否則飯店不可因此拒絕。新進員工繳交的體檢表是要給勞工局、衛生局、勞檢處等行政處室備份等。最後,再由某位員工分享情境案例,然後全體討論,如:如果今天有何突發狀況,HR該如何緊急應對等。透過這些會議,讓我對飯店業尤其是國際型飯店的管理策略與組織文化有更深一層的認識。
左圖:會議室/右圖:員工休息室(李慧娟/攝) 
戰戰兢兢,獨當一面  

實習第二週,HR部門的培訓經理Katherine請我讀了一份全英文六頁文章,並詢問我多久時間內可看完,我當下回答15分鐘後可以去找她。原來那是Starwood總部的一些遵守原則,Katherine打算指派我一份大計畫:「在HR走道上,設計Starwood Corner」,其挑戰是揉合W Taipei的設計風格和Starwood的嚴謹風格,HR走道共三面牆總計17公尺。接到任務後,除了自己廣閱設計書找靈感外,還當面與W Hotel Taipei Designer 請教專業問題;也從他那邊得知,原來當初Viviane有將我的履歷給他看過,可惜他想要長期實習人才,但未來若進入W Hotel是很有機會與他密切合作。
左圖:我需負責設計的牆面之原始樣貌/右圖:其他牆面設計(李慧娟/攝)  

另外,透過這個project讓我與採購部門有所接觸,瞭解了採購所必備的文件、採購程序與所耗費時間等細節及大公司制度。最後Present給Viviane和Katherine聽時,我在設計理念、場地丈量、材質、色號、設計限制、成本預估、預期完成時間進度等面向皆有詳細解說,且很高興得到他們對我報告詳細及喜歡我作品的讚美。
左圖:挑選紙材/右圖:W設計師辦公座位,與個人專屬的大圖輸出機 (李慧娟/攝) 

短暫卻是滿滿的收穫     

原本將行銷部門列為第一志願的我,實習後才發現,在人資部收穫更為豐碩。HR能讓我於短時間內快速知曉各部門實際工作職責,更有助於日後我對選擇職位的抉擇;且HR屬於支援行政部門,與各部門互動甚密,更扮演了新舊員工的教育訓練專家及組織文化的促進者與領導者。  

W Hotel Taipei除了硬體設備美麗之外,亦對員工要求甚高。凡是面對新面孔,主動自我介紹是必須的,即使我是intern還是有很多高位階者主動向我介紹自己,這讓我感到十分受尊重與衝擊。曾聽裡面的員工跟我分享過:「若是你在W Hotel工作過,就不會想去其他飯店了。」我非常同意這句話,在W Hotel Taipei你會愛上這兼具東方人際互動熱絡,與西方工作氣氛活潑的美好環境。  

想分享給每個人的是:「不要放棄任何實習機會!」因為這是唯一能快速了解一企業、產業,卻不會在求職經歷留下工作很短的紀錄;且透過實習,能累積自己的人脈存簿,懂得抓住任何時間問問題,學習一切透過網路不易搜尋到的一手資訊,短暫的實習,you will also have WoW&Wonderful Experience.

實習結束Viviane & Cynthia 頒給我的實習證明書與禮物 (李慧娟/提供) 

本文轉錄自 中正企報
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   MBAtics & 中正企報
   作者 中正MBA103 李慧娟

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