2014年6月16日

職場新鮮人的基本「武器」:4招讓你的溝通「升級」

進入職場才剛要滿一年,其實還是個不折不扣的菜鳥。不過這10個月以來的工作生活卻讓我覺得自己很快就能脫離「新鮮人」的包袱,能夠在工作上承擔更多責任、也能取得老闆和同事的信任,更重要的是能夠清楚地感覺自己「正在變強」。

這個關鍵在於,除了要找到一個能提高視野、強化內在動機,而且具有挑戰性的企業之外,我們有沒有足夠的「武器」能夠在新鮮人時期從容面對初入職場的壓力、挫折和挑戰。
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這個「武器」其實就是指職場「硬實力」和「軟實力」的總和,而我認為大部分商管學院畢業生的第一份工作表現,應該都取決於我們的「軟實力」夠不夠好,因為企業不會期待新鮮人一開始就能洞悉趨勢、深入產業或是了解實務,但是他們一定會傾向栽培一個有潛力、而且未來能貢獻價值的對象。

因此,透過從大學時期辦活動、服役期間還有開始工作以來累積的經驗,我整理出3項自己認為新鮮人最應該具備的軟實力,分別是「溝通能力」、「解決問題的能力」以及「學習能力」。

接下來會分成3篇試著去闡述為什麼這個能力很重要、如何應用在工作上、可以如何培養,希望能與剛畢業的新鮮人有更多的交流。
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溝通能力是所有工作能力的基礎,在工作中無論是與老闆的進度報告、對重要客戶的簡報提案、或者寫一封緊急的電郵、交代一件任務,我們都需要進行「溝通」。

溝通的目的和方式有很多,但有些人以為溝通能力就是表達能力,其實不只如此;我認為溝通能力包含「輸入」和「輸出」兩種形式,而且兩者缺一不可,我們不能把產品說得天花亂墜卻不符合客戶需求,也不希望常常遇到愛在心裡口難開的窘境。

溝通能力的輸入:觀察


剛進入公司或換到一個新部門,人生地不熟,工作上的事又停不下來你要如何在最短的時間內能夠找到對的人問對的問題,又能即時融入團隊的運作呢?當然最快的方法是直接開口問,但在開口之前也可以先進行觀察,將問題問得更好。

我們可以觀察部門的「氛圍」,才能判斷知道自己要保持嚴謹還是能輕鬆地談話,老闆或同事是喜歡聽完整的前因後果才做回應,還是希望你講重點?接著你也可以觀察個人的「情緒」,千萬不要挑錯時機進行溝通。

例如我之前跑賣場通路,有業務上的需求都要找課長溝通,但因為平時有太多的廠商要找他們,加上每天的工作繁雜,若沒有先約好行程,課長們通常不太有時間聽你講話;所以我在賣場時總會先觀察課長的心情,如果看他在賣場裡來回快速穿梭,或是剛教訓完工讀生,我絕對不會攔他下來談事情,因為這時候通常不會有好結果。

相反地,如果看到課長慢慢地在貨架前整理商品,或是主動跟你打招呼時,就是開啟談話的最好時機。這就像《福爾摩斯》影集裡總是透過超犀利的觀察來洞察先機,真是帥得很專業。

溝通能力的輸入:聆聽


透過聆聽,我們才能知道對方的需求,做出適當的回應。我們必須學會判斷對方跟你說話時,是希望你能「解決情緒」、「解決問題」還是「什麼都不做」。

例如某個同事跟你抱怨他的主管太嚴苛,原本只是想抒發情緒,你卻開始長篇大論要他學會向上管理啊、如果怎麼做就能符合主管的期待啊...,這些乍聽之下非常合理但其實是錯誤的回應,反而會讓對方產生不必要的心理負擔。
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因此,如果要從對話中聽出對方的需求,一定要善用「重複」的技巧,將你理解的內容用自己的方式說給對方聽,確認兩個人已有共識;例如:「所以你剛剛說的意思是希望我先分析生意、找出機會點再擬定行動方案嗎?」或是「抱歉,我先確認一下喔,所以接下來我就直接打電話給客戶,然後再告訴你結果嗎?」

另外,在聆聽的過程中,我覺得「什麼都不做」卻讓對方感到安心其實是最困難的,因為這通常表示信任和友善,畢竟有人願意放心跟你說話是很值得快樂的事啊。

溝通能力的輸出:書寫


書寫是表達能力的一部分,也是我認為最需要花時間練習的能力,因為書寫在工作上的目的是為了讓不同人在不同時間、不同情境下都能有相同的解讀。

這類書寫大至公司章程、願景,小至一封電郵和一張便條留言,都應該要讓人「看得懂」,而且清楚了解你要傳達的訊息;我的觀察是大部分的人很會說話,卻不會寫,所以即使他的想法和方向是對的,也會因為表達不清楚而讓人產生誤解。

尤其之前因為學運和其他社會議題形成論述大爆發的時期,我們看到許多人透過書寫來表達立場和想法,只要文章寫得清楚、沒有冗字或錯字、善用標點符號和斷句,基本上大家還會看完並開啟討論;相反的若是邏輯不清不楚,或是文章像說話一樣有太多無意義的贅詞,多數人就會選擇跳過不看了。

因此,我們一定要多看別人怎麼寫,接著自己開始動手寫,無論是電郵、企劃書、說明文件、臉書動態或是網誌,把書寫當作紀錄人生的一種美好手段那樣認真,至少我認為會寫出好文的人才有資格發廢文,因為那樣才有耍廢的價值(我們平常都太過認真),而且才會好笑。

溝通能力的輸出:口語


我們每天都在說話,幾乎就像呼吸一樣自然;但是在工作上,說話的能力有三個指標:「能不能用三句話說完你的想法」、「大家願不願意聽你說完」、「值不值得停下來聽你說話」。
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我覺得說話一定要精準,而這就取決於我們前面討論的觀察、聆聽和書寫的練習能不能讓你在最短的時間內找到對的內容、對的用詞和對的語氣來「說話」。

所以有些人說話特別有感染力,絕不是因為詞藻華麗、慷慨激昂、或是訴諸矯情,是因為他們用對的方法說話。

練習說話的方式就跟書寫一樣,你得常常說,聊天時偶爾注意自己的用詞、透過簡報的練習和回饋督促自己要進步;無論任何語言,能夠開口說話讓我們與這個世界進行交流其實是很有感的幸福,因此更要把話說好、而且說到對方的心坎裡。


看、聽、寫、說其實都是我們基本的生活技能,但是應用在工作上時,都應該做好「升級」的覺悟和準備,畢竟我們每天花最多時間和心力做的事情,說穿了其實都是在「溝通」啊。


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  MBAtics & 周家緯/霸王綠
台大工商管理學系畢業,目前在外商賣洗髮精、紙尿褲和衛生棉等家用品。喜歡聊天但是不刻意,喜歡給意見但是不雞婆、喜歡寫作但是不呻吟,喜歡商業但是不耍賤。
原本想當企業家,但因為非常愛哭,又容易對人、事、物感到不捨,所以決定改當社會企業家。最喜歡掛在嘴邊並努力實踐的話是:「有時候奮不顧身是一種驕傲。」
歡迎與作者聯絡:tonychou0215@gmail.com
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