2014年8月8日

開會總是免不了遇到「小白」主持人你該怎麼做?

開會是每個上班族的噩夢,特別是那個會議由你主持。

痛苦的點在於身為主持人不能在底下發愣之外,還有在時間期限前討論出結論的壓力。
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偏偏有種辦公室小‧白‧痴(小人+白目+白痴)總是在開會期間遲到,他們的價值觀允許他們每一場會議都遲到,你對此煩不勝煩,總是在會議信件裡再三提醒開會時間,甚至想把他們的手錶都調快。

儘管如此,這些慣性遲到的人永遠在開始十分鐘後才姍姍來遲,他們的臉上絲毫看不出有何歉意。會議室也因為這些辦公室小白痴的進進出出,其他人頻頻受到打擾,不能專心。

如何改善這種效率不彰的會議呢?UCLA大學安德森管理學院教授肯‧洛伊德博士在《人搞定了,什麼都對了!》這本書中提到,花時間研究與會者之前,不如先認真檢視會議內容。

這是重新審視會議內容、長度、形式、時間點與目標,還有每一位與會人的最佳時機。

你可以重新定義這場會議


每一場會議最重要的問題就是,到底有沒有必要開會?如果會議不外乎是更新、檢視進度,或許可以改由備忘錄、電話或電子郵件取代。

你只是在懲罰其他與會者


肯‧洛伊德博士強調,如果你很好心地延後開會時間直到大家三三兩兩進場,其實你只是在獎勵遲到者,並且誠乏準時的人。這會讓越來越多人遲到,顯然不是個好方法。

要避免這類慘事發生的關鍵就是,讓所有受邀者知道會議確切開始與結束的時間,而且讓他們知道,你無論如何都會堅持到底。建議你每次開會時都先寄發提醒通知與議程內容,然後堅持在時間內準時散會。
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但,還是有人遲到……?


別為了讓這些遲到的人了解現況而中斷會議,你可以說:「我會補充你們遺漏的部分,我們晚點再談。」然後繼續原本的話題,只是,肯‧洛伊德博士提醒,如果你向第一位遲到者報告了討論進度,當十分鐘後,下一名遲到者又進來,難道你也要再報告一次嗎?

其實,開會沒有錯,錯的是參與者的心態。

開會主持人若能以正確的態度主持會議。把不必要的會議減少到最少,同事們才能以最佳的狀態處理工作。說到底,這些辦公室問題都出現在人身上。人搞定了,什麼都對了。


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   MBAtics & 呵力
呵力,本文作者曾為商管類雜誌採訪編輯,關心網路新創、新世代人才、以及社會公平正義等議題。
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