2014年9月2日

生活與商業用語有何不同?三步讓你「一出口就知道有沒有」

走進老闆辦公室,有問題想與他討論,卻不知如何開始嗎? 開會時,不知道該如何表達自己的想法嗎?
圖片來源
在職場中,溝通絕對是門藝術。如何讓上司認同自己的看法,與同事順利地進行會議,都需要許多的說話技巧以及注意事項。今天和大家介紹在商務英文常用的字詞,以及工作中的重要溝通方式,最後再提醒大家會議與溝通時絕對不能犯的毛病,希望你看了之後會有所收穫!

【首部曲:商務會議英文】

首先分享一部英文商務會議的範例影片,大家可以在影片中聽聽他們怎麼進行一場英文會議的!

 
  1. 會議開頭

    《招呼語》 Welcome everyone. Hope you all had a great weekend. Let's get started. 歡迎大家,大家週末都過得好吧?我們開始吧!

    《提醒會議流程》 Today we are going to... 今天我們要來... The first thing we need to discuss is... 首先我們要討論的是...
  2. 提出問題及發表意見

    《詢問意見》 Any thoughts? 有任何想法嗎?  How do you feel about it, Anni ? Anni妳認為如何呢?  What did you have in mind? 你想到了什麼嗎?

    《發言》
    I want to start by saying... 我想要從...說起  In my opinion,... 我的想法是...  May I have a word? 我可以說句話嗎?

    《同意》
    Good point! 好主意! That's the way I feel. 我就是這麼想的。 I have to agree with... 我必須同意...

    《不同意》
    I'm afraid I disagree. 我恐怕不同意(I'm afraid 也可以在拒絕他人時使用,較委婉) Unfortunately, I see it differently. 很抱歉,我的看法不同。 I can't agree. 我無法同意。
  3. 更正及確認

    《澄清》 I think you misunderstood what I said. 我想你誤會了,我不是這樣說的。 That's not what I meant. 我不是這個意思。

    《確認》
    Is it true that...? ...是真的嗎? Do you mean that...? 你的意思是說,...嗎?
  4. 歸納與整理

    《結論》 Let's talk about what we have so far. 我們來整理一下現在有的結果。  Let's summarize all the main points discussed today. 我們來總結一下今天討論的重點。

    《結束會議》
    Are there any other questions? 有任何問題嗎? Let's bring this to a close for today. 我們來結束今天的會議。 It's time to wrap up. 是時候結束了。

    《感謝大家參與》
    Thank you for your time. 感謝你(們)撥空前來。 We'll meet again... 我們...再見。

【二部曲:將生活用語轉換為商業用語】

生活用語和商業用語的用字雖不同,但是意思是差不多的,只是在職場上我們必須使用較專業的說法,因此在這邊提供幾個常用的單字轉換給大家。 圖片1

附上值得參考的教學影片


【三部曲:溝通技巧】

其實良好的溝通技巧不只在職場上有幫助,在生活中也相當重要,以下提供大家幾個溝通的注意事項:
  1. 使用開放式問題(Use open-ended questions)

    開放式問題通常會以what,when, how, why開頭,以開放式的問題開啟話題較能引導出更多的對話。 EX:What do you like to do in your free time? 此時對方就可以回答 I like singing, jogging, and watching movies.

    相較之下,若我們使用封閉問題,就很容易造成被句點的狀態。 EX:Do you like singing? 對方就只能回答 Yes 或 No,之後變成尷尬的場面。(A closed question kills the conversation.)
  2. 積極的傾聽(Active listening)

    表現出你的關心、讓對方知道你有認真在傾聽,如何做到呢?

    第一:看著對方。若在對方在說話時一直望向別方或是眼神飄散,很容易被認為是不專心。

    第二:適時回應。在適當的時間表示一下你的感受或是給一些意見,展現你的積極聆聽。
  3. 只有我們的世界(Cocoon)

    有時候你們在一個吵雜或是複雜的環境中對話,使你很難專注,這時候可以想像你和對方在一個蛹(Cocoon)當中,隔絕外面的紛擾,就能專心在對話中了。
  4. 參與談話(Engage with other person)

    當他人要與你一同討論事務時,我們要表現出禮貌與該有的態度,放下手邊的工作,轉頭面對他,給予尊重,而非仍自顧自的忙。
  5. 別為他人下結論(Don't make assumptions)

    我們不能確定對方的感受時,不要隨意為別人設想或下結論,較好的方式是問他:Do you feel alright about it? 讓對方可以自由的表達心中想法,也是表現尊重的方式。
  6. 避免針對或敵意的語句(Avoid antagonistic sentences)

    有時候我們表達不滿或是想糾正他人時,會不小心說出較傷人或具有攻擊性的話,無形中就得罪了人,因此"委婉"是非常重要的,大家要記得三思後言。 EX:Your sitting in my chair. 可以改說成 Excuse me. I think you've taken my seat.
這邊提供大家兩部參考影片,影片中有許多模擬畫面可以更好理解唷!
      Source:【職場商用英文】教你把生活用語轉為職場用語
                       【職場商用英文】英文商務會議
                       【職場商用英文】成為更有魅力的溝通者
                       【職場商用英文】拒絕無效溝通!


文:Cherry Hsu

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