2015年9月1日

四招讓你晉升「老鳥」:先別急著問How,你聽懂對方的Why嗎?

記得當初我帶著一顆期待又驚慌的心情進入了職場,我期待出社會後的自己,畢業彷彿是一場成年禮,我是真正的大人了,我渴望在職場上呼風喚雨(到底多傻多天真...)

我同樣也驚慌,出了社會我就沒有屏障,職場如戰場?我必須為我自己負責。

職場到底有多多少美美尬尬?新鮮人應該怎麼接招?雖然只有一年上戰場的經驗,但也算是個資深菜鳥吧!就用這篇與大家分享Jane自身的經驗,為過去一年做個總結,也希望對新的一波新鮮人有所幫助。
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1. 見面禮貌三分情,貴人不會跑


人跟人之間的相處是一門大學問。

能與公司同事打成一片自然是好事,但新鮮人剛進公司的時候可別過度著急展現你的熱情,不需要特別矯情的自我介紹或者硬要找話題聊天,但最基本的禮儀-「請、謝謝、對不起」隨時掛在嘴邊。

電梯裡、茶水間、甚至是洗手間,你遇到的每一個同事或者前輩,都可以與他微笑點頭問候一兩句話,早晨進公司的一句早安,下班回家的一句再見都能讓人加深對你的印象,哪天你需要同事的幫忙時,他認得你,自然也願意幫忙你。時間久了,自然跟大家也就熟識。但值得注意,前輩同事跟你稱兄道弟,職場禮儀分寸請謹記。

我很幸運,我的主管與資深同事對我這樣一個毫無經驗的新鮮人並沒有倚老賣老的威風,反而把我當成平輩在共事。儘管我總是思慮不夠周全,他們仍然尊重我提出的意見,尊重我有開口討論的權利。

偶爾聊天打鬧,輕鬆的氣氛會讓我險些恍神,失分寸的口無遮攔,但還是得時刻提醒自己在禮貌上的分寸,就像不管父母、教授多好相處,以朋友身份,不以長輩之尊融入你的生活,你在言語禮貌上也總不能隨意脫口而出那些不經大腦的白目話,你能對他們咆哮翻白眼嗎?

2. 開口前先想過,帶著辦法問問題


初上班的小菜鳥,往往無法得心應手的解決工作上的突發狀況,舉凡開會資料找不著、會議時間喬不攏,甚至應酬餐廳訂不到等芝麻綠豆大小事通通有問題,開口尋求幫忙之前,先試著自己思考如何解決,帶著你的答案去問問題,不是一昧像個傳聲筒,直接把問題丟給別人,等著他人告訴你解決方法。

情境:
客戶出差不在台北,會議時間對不上,怎麼辦呢 ? 
→再回報老闆狀況之前,你可以先想過幾種解決方案 ?

(1) 如果無法面對面的開會,與客戶協調有無出差的空檔與公司團隊來場電話會議呢 ?
(2) 將討論的會議內容先以email方式寄給客戶,並且與客戶敲定出差後的會議時間。
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3. 禮多人不怪,郵件溝通更快速


職場的溝通是一門高深的學問,團隊合作是公司分工的常態。尤其在大公司中,email往往是員工彼此間溝通的管道,只是新鮮人萬萬想不到email處理不當也會壞了你的工作。

業務是重要的橋樑,搭起客戶與公司團隊間的溝通管道,在科技大廠當菜鳥業務的這一年,來來回回發送不下數千封email,我常常需要尋求工程師的幫忙,來滿足客戶的需求。

面對公司這些前輩,在每次發信前我都會主動先至對方座位打聲招呼,或者致電給對方溝通細節,email則是我用於確認所有內容重點的最後工具。

如此一來可以避免以下幾種狀況:
  • 對方沒有收到email,耽誤了時程?(大公司中尤其常見,你的email被淹沒在眾多信件中。)
  • 你是誰?憑甚麼一封email就指使我做事。(身為菜鳥員工,並非公司裡每個人都知道你這個人以及你的職務,在初次合作之前,先打聲招呼絕對不會錯。)
  • 當面溝通與email,雙重確認之下,降低雙方內容的出入。
情境:Tony 您好,我是新來的業務 Jane,負責的客戶是XXX。

客戶希望我們能提供他們某某計畫書,方向大致是@#$%^&,如果沒有其他問題,我等下會發一封email 請您寄相關資料給我,謝謝。

4. 先別急著執行,你聽懂對方要甚麼了嗎?


在當菜鳥業務的前半年,資深的業務最常對我吼的一句話就是:「不要跟我說你明白,你根本就不明白!」

新鮮人在職場上最容易犯的一個錯誤就是因為你太急著去執行,完全沒靜下心去思考,去聽懂對方說甚麼。我的個性滿急躁的,過去一年在當業務的時候常常急著去做每一件事情。

急,是業務拿下案子的關鍵要素,卻也同時容易導致延宕或者失敗,因為我沒有聽懂客戶的弦外之音,沒有冷靜的判斷案子的可行性。

情境:客戶今天說要A ,我就給A方案的報價,明天說要B,我就端B出去賣,我根本沒有去思考該客戶的核心問題是甚麼。

曾經在一本書上看過,在執行How之前,請先釐清Why,每件事情的背後都會有原因,為甚麼客戶今天說要A,明天卻說要B ? 目的是甚麼呢 ? 是不是他根本不知道自己要甚麼 ? 我們該如何釐清他的問題呢?


從問題解決金字塔來看,金字塔越往上,越接近Why,訴求的是本質、根源;相反的,金字塔越往下,越接近How,則是需要更具體的方法。

簡單來說,你必須先懂Why,才能找對How,出手前先釐清問題,才能一擊斃命,達成目標。

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   MBAtics & Jane
科技業業務,23歲職場菜鳥,新手部落客。『上班努力工作,下班用力生活』是我給自己的信念。生活中每天都有著值得留念的事情,我用自己的方式去體驗人生,希望大家跟著我的部落格Work hard, Play hard!
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