2016年7月6日

關於面試你一定要知道:這些話有講等於沒講....

這幾天「仔細」看了 80 多份的 N次坊實習書面申請資料,也把過去一些面試經驗與各種計畫的申請的筆記與心得拿出來整理(我習慣在事後,去詢問申請沒上的單位,問是否疏忽了什麼,下一次該怎麼改進⋯等),整理了幾個要點,以及大家履歷上、說話上常犯的小錯誤,分享給大家,歡迎討論與轉載。

書面履歷上 : 具體說明經驗


常出現於履歷上或者面談部分。 「溝通能力好」:這句話是多話。 請直接具體說明,你曾經活用在「哪些經驗」,解決「哪些問題」。 運用「溝通能力」,舉出曾解決哪些團隊上的困難,千萬不要只是自己判斷,讓事件與第三者去替你證明。另一點,不是很愛講話,就是溝通能力好。

如果是我的話,我會寫:「善於製作工作簡報,將團隊內各部門的狀況釐清整理,並彙整成一份摘要簡報,讓彼此瞭解其進度。」然後附上先前製作的簡報,以及當時的團隊溝通問題。

 「我對這工作很有興趣」:有講跟沒講一樣。 


你沒有興趣就不會來申請這工作了。

提出「複數」與「具體」的應徵動機,千萬不要只是短短的「興趣」兩字帶過。就像「喜歡」這個形容詞,是一個非常抽象且主觀的,旁人通常無法有共同感受與理解,所以你必須要盡可能用淺顯易懂的方式去描繪出感受。

 如果是我的話,我會說:「因為過去在提案簡報上有了數場經驗,也自學累積了關於邏輯架構與圖表分析的技能,並幫團隊解決了在部門溝通上的問題,因此想透過這次的工作,持續運用這樣的經驗,透過公司的問題解決,去增強自己的實戰經驗。」

                                                   圖片來源

 「想做」與「能做」的差異? 


「為什麼想做?」
 「因為我從以前就很喜歡。」這種幼稚的答案,可以免了。
 至少要合理地回答出來「為什麼想,但是現在卻還沒做或者嘗試?」這個問題。



另一方面,很多把一件事情做到很好的人,並非一開始就「想做」,而是透過傾注全力「去做」,專注於這件事情上,最後在過程中,產生了喜歡的感覺。如果你還沒開始做,那至少表現出你已經在這件事情上做足了事前作業與準備的狀況。


「千萬別只是條列出經歷」:簡單量化出個人細節。


 不要只是列出組織名稱與頭銜,沒有人知道你在裡面做了什麼。

掛著設計長、活動長,或者執行長的名號,卻沒有具體或量化的個人事蹟去描述? 用清楚與清晰的描述,把這段時間「自己做了什麼」寫出來,不要只是讓人感到你只是拿著組織的名號在「賣頭銜」。

「喜歡唱歌看電影,有養狗。」:興趣不要只是點出 


若個人的生活喜好與興趣與你申請工作的核心競爭力沒有相關,請勿附上。

 不過,如果你真的要附上的話,也去描述出其中的關聯性。(不然大家都會講,你怎麼能留下印象?)

如果我寫的話:「喜歡旅行。因為喜歡嘗試用新的方法去體驗生活。對於工作也是,習慣不斷嘗試使用新方法去嘗試與突破,找到最適合這項目的最佳流程。」

                                                                                                                                                                 圖片來源


作品集若在雲端空間,記得開啟權限。


 若你把你的作品集放在 Google Drive 這種雲端空間,記得開啟讓擁有連結的人就能檢視的權限,而不是點進去卻無法看到。還有,在 Drive 上傳有個缺點,超過一定的大小就會無法預覽 PDF。若還要麻煩對方把 500 MB 的檔案下載其實有點荒謬。(誰不知道裡面有沒有病毒或惡意程式?)

你可以使用(減少 PDF 大小),或者 ISSUU,上傳你的作品集(Portfolio)


Email 寫錯是大忌中的大忌。  


長篇的敘述(動機與個人介紹),字打錯就算了。(不過細心與細節還是很重要。)

但像是:姓名、Email、電話這種個人聯絡資料,是絕對需要再三檢查的。 這次收到了兩個申請者 Email 寫錯,再寄出信件後,收到系統信件回傳寫說:
「The email account that you tried to reach does not exist. 」
本來想當個好人,打算透過臉書搜尋去告知一下,不過發現他附給我們的臉書連結也是錯的?(想救也救不了的概念⋯⋯)

臉書的個人頁面連結分為兩種:
如果你有設定個人化短網址: www.facebook.com/raymondhou0917/
如果你沒有設定個人化短網址: www.facebook.com/profile.php?id=%24⋯⋯@#(數字)

不要當個連給了詳細提示,與這種基本題都錯了的人。
魔鬼藏在細節裡,細節留意,才能成功與突出。 


「希望生活與工作能夠平衡」:這句話先進來做了事有所成績後再說。 


在還沒實際展現自身工作能力前,就先說這樣的話,會讓別人認為你不敬業。甚至可能在還沒把份內的事情做好,就因為認為自己的生活時間比較重要,讓別人因為你而加班處理緊急事件,而麻煩其他夥伴幫你收爛攤子。

談論這種讓生活與工作平衡的事情,當然可以。 不過要先拿出成績,讓大家知道你的效率與責任感。


面試上:面談的目的並不是看出能力


相較於書面資料與過去經歷,面談比較難看出實質能力。

通常面談是要看「組織文化」以及現有團隊成員的「契合度」,再來就是(暑期)「之後的計畫」,是否有強烈動機與規劃,能與我們並肩作戰,而不是當個學習的跳板,把經驗學完,就拍拍屁股走人。

 另一方面,若把面試當作考試來思考的人,通常就會忘記呈現個人特質、人與人的溫度與溝通能力,最擔心就是就會露出一種「雖然你很優秀,但是我不太想跟你一起工作」的狀況。

再來,若在面談時不斷提到「我跟OO很熟」,絕對是大忌。會讓人感覺:「那你自己呢?」 不要給人一種,你只會依賴人的感覺,卻自己不做事,也不要讓人感覺一種好大喜功,卻對自己責任感很低的樣子。

                                                                                                                                                                 圖片來源

 從「結論」開始論述


因為我們在每個開放申請角色上都會有一~兩題的開放題目。(策略訂定與模式修正⋯等)時間珍貴,避免扯遠。

無法從結論開始論述的人,通常自己也沒定論。 甚至邏輯架構能力不夠,必須能夠把讓重點先呈現出來,讓大家有個方向的去理解其原因,還能夠呈現你的判斷力。


 不問「萬用問題」;不回答「稍微看過」 


當面談的最後提出了「你有什麼問題想問嗎?」 

絕對不能問萬用問題,就是對於任何單位或網路上都可以查的問題。
「請問你們的組織文化?」、「請問實習的時間長度?」⋯等這種大家都會問,或者完全不該問(已經提供的資料),不僅不會加強你的印象,還會造成不好的印象。

但如果你真的想問,那請將問題個人化與具體化,例如: 「我在粉絲專頁與最近的一篇動態中,個人認為相對於XXX,OOO應該是你們組織的這期的關鍵所在,我也認為要往___發展,才能抓住下期的關鍵。除此之外,請問還有什麼部分,是讓你們突出的地方嗎?」 
(顯示自己有先做功課,並以觀察到的例子與資料,去讓問題具體化。) 

另一方面,若被問:「你有看過我們的OOO嗎?」(e.g. 官方網站、面試介紹) 
絕對不能回答:「稍微看過。」


說失敗經驗都與自己無關,這種人無法授權


 常常會問:「對於這項計畫的失敗,或者不如預期。你當時負責的是?看法與解決辦法?」

學會去檢討自己,並不是一味的指責其他成員,並且點出還可以修正的部分,才能帶著團隊一起成長。問問自己還可以做些什麼改變,去解決團隊與個人上的困難。


 「你可能不是很清楚…」:那你就更該讓我們能夠了解


 如何把自己的專業用易懂的方式表達,才能夠有良好的跨部門合作,而不是認為對方不懂自己過去所學的專業,就一句「你可能不懂」帶過。

 簡單來說,你沒讓我們懂,我們怎麼能感受到你的能力的好?。另一方面,如果是在現場面談,在說話前主動詢問在場的人,是否有相關背景,是一種禮貌與尊重,如果有的話,你才可以用術語,如果沒有的話,你必須轉化成日常生活的比喻去轉化形容。

設身處地為初次見面的人著想,是成功的關鍵。

                                                                                                                                                                 圖片來源


「我的目標還不明確,不知道是否適合這個角色。」 


若連自身的發展目標,以及可以運用的能力都還不清楚,是要來打醬油的嗎?

 若找不到自己適合的角色,可以從自己想「發展」或者可以「做到」的範圍上,定義出一個新的角色,或許能夠讓對方看到他們原本疏忽掉的重要項目,而留下深刻的印象。

這些是過去這些年親身體會,以及觀察到的現象,也常發現有些人其實很有熱忱與能力,可是在一開頭的文字表達上,犯了以上的小失誤,而與機會擦肩而過。希望這些整理以及經驗,能夠讓大家在未來找尋自己想要的工作或團隊,能夠更精準地表達你個人的特質與經歷,也讓對方更能快速地抓住重點,不浪費彼此的時間。

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侯智薰   N次坊創辦人 多向分化潛能者|自主學習|跨領域整合   
喜歡將複雜的事情簡單化、系統化,用理性的思維整理
用感性的心態去洞察。 
動手實踐派,串連資源,保持初衷以及感謝的態度。   
歡迎與本文作者聯繫:raymondhou.ch@gmail.com 
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